Vidéosurveillance : quelles sont les règles à respecter pour l’employeur ?

La vidéosurveillance en entreprise est aujourd’hui un outil incontournable pour assurer la sécurité des biens et des personnes. Cependant, son installation et son utilisation sont encadrées par des règles strictes afin de protéger la vie privée des salariés. Découvrez ici les principales règles à respecter, notamment à travers les réglementations de la CNIL, ainsi que les bonnes pratiques pour une utilisation conforme et efficace. Nous aborderons également les questions de conservation et d’accès aux images de vidéosurveillance.

L’installation de caméras de vidéosurveillance dans les lieux de travail implique plusieurs obligations pour l’employeur. Il est essentiel de respecter ces règles pour éviter les sanctions et garantir la protection des droits des salariés.

En cela, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), l’organisme chargé de veiller au respect de la vie privée en France, impose des règles en matière de vidéosurveillance. C’est aussi cette instance qui permet au salarié de porter une réclamation en cas de surveillance abusive.

Avant tout, sachez que si les lieux ne sont pas ouverts au public, aucune déclaration à la CNIL n’est nécessaire. Ce qui n’exempte pas de règles pour le respect des salariés et autres personnes présentes dans le bâtiment.

Voici les principales :

• Information des salariés et des visiteurs : toute personne doit être informée de manière claire et précise de l’existence du système de vidéosurveillance, de ses finalités et de la durée de conservation des images et des personnes responsables. Pour cela, des panneaux indicateurs doivent être mis bien en évidence.

• Utilisation limitée : il est interdit de filmer directement les postes de travail pour surveiller un salarié. En revanche, il est possible d’utiliser la vidéosurveillance dans les bâtiments, les couloirs par exemple. En outre, les caméras ne doivent pas filmer les lieux de pause, les toilettes, ou les zones réservées aux délégués du personnel. Leur utilisation doit être proportionnée aux objectifs poursuivis (sécurité des biens et des personnes, prévention des vols, etc.).

• Accès aux images : seuls les responsables habilités peuvent visionner les images, et celles-ci ne doivent pas être conservées au-delà de la durée nécessaire à la réalisation de la finalité du traitement. Mais c’est à l’employeur de fixer la durée.

L’utilisation des images de vidéosurveillance à des fins disciplinaires est encadrée par des règles strictes. L’employeur peut se servir de ces images contre un salarié uniquement si ce dernier a été informé de l’existence du dispositif et des finalités pour lesquelles il est utilisé. De plus, les images doivent avoir été obtenues de manière légale et leur visionnage doit respecter les droits de la défense.

Plusieurs entreprises se sont déjà vu infliger des sanctions en raison d’une utilisation abusive de la vidéosurveillance. Par exemple, un géant du e-commerce a été condamné à une amende de 32 millions d’euros en 2023 pour avoir négligé l’information à ses salariés à ce sujet et ne pas avoir assez sécurisé les images.

Seules les personnes habilitées par l’employeur, généralement les responsables de la sécurité, peuvent visionner les images enregistrées par les caméras de vidéosurveillance. De son côté, l’employeur a aussi le droit de les visionner, ainsi que les forces de l’ordre dans le cadre d’une procédure après un incident.

En outre, les personnes autorisées à accéder aux images doivent suivre une formation spécifique à la vidéosurveillance et au respect de la vie privée. Cette formation leur permettra de comprendre les obligations légales, les bonnes pratiques en matière de gestion des enregistrements et l’importance de protéger les droits des individus.

La vidéosurveillance peut être combinée à des systèmes de contrôle d’accès pour renforcer la sécurité des locaux. Ce type de dispositif permet de filtrer les entrées et sorties et de limiter l’accès à certaines zones sensibles de l’entreprise.

L’intégration de la vidéosurveillance avec des systèmes de contrôle d’accès présente plusieurs avantages :

• Amélioration de la sécurité : en combinant les deux systèmes, l’entreprise surveille mieux les allées et venues et réagit rapidement en cas d’intrusion ou de comportement suspect.

• Traçabilité des accès : les enregistrements vidéo couplés aux données de contrôle d’accès permettent de reconstituer les événements et d’identifier les personnes présentes sur les lieux en cas d’incident.

• Prévention des vols et des intrusions : d’un côté, les dispositifs de contrôle d’accès limitent l’accès aux seules personnes autorisées. De l’autre, les caméras permettent de dissuader les intrus et de détecter les comportements illicites.

La conservation et l’accès aux images de vidéosurveillance sont également réglementés.

Les images de vidéosurveillance en entreprise ne doivent pas être conservées au-delà de la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. En général, cette durée est d’un mois. Passé ce délai, les enregistrements doivent être supprimés, sauf en cas d’enquête en cours où la conservation peut être prolongée.

Comme nous l’expliquions, l’accès aux images de vidéosurveillance doit être limité aux seules personnes habilitées. Mais en parallèle, il est important de mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les enregistrements contre tout accès non autorisé, modification ou divulgation.

Cela passe par l’utilisation de mots de passe, d’authentification à deux facteurs, de systèmes de cryptage et de journaux de connexion pour tracer les accès. En outre, il convient de désigner un responsable de la sécurité de l’information, chargé de superviser la gestion des données et de veiller à ce que toutes les procédures de protection soient respectées.

Pour garantir l’efficacité des mesures de sécurité mises en place, il est aussi recommandé de réaliser des audits et des contrôles internes réguliers. Ces vérifications permettent de s’assurer que les protocoles de sécurité sont respectés et de détecter toute faille qui pourrait mettre en péril les enregistrements de vidéosurveillance.

Enfin, en plus de suivre les obligations initiales, le suivi de la réglementation est indispensable pour éviter les sanctions et garantir un usage éthique de la vidéosurveillance. Les entreprises doivent ainsi se tenir informées des évolutions législatives et adapter leurs pratiques en conséquence. Cela concerne notamment la mise à jour des politiques de confidentialité, l’information des salariés et le respect des droits des personnes surveillées.

Par ailleurs, l’adoption de ces pratiques permet aux entreprises d’améliorer leur sécurité, tout comme d’instaurer un climat de confiance.

L’installation d’un système de vidéosurveillance doit s’accompagner du respect des règles en vigueur pour en faire un outil efficace de protection des biens et des personnes au sein de l’entreprise. En parallèle, la surveillance doit être utilisée de manière responsable et éthique, en veillant à ne pas empiéter sur la vie privée des collaborateurs et à ne pas surveiller leur travail de cette manière. En adoptant des pratiques transparentes et en mettant en place des mesures de sécurité rigoureuses, vous garantissez que la vidéosurveillance serve avant tout à prévenir les vols, les intrusions et à assurer la sécurité de tous, plutôt qu’à surveiller les salariés de manière intrusive. C’est ainsi que vous gagnerez aussi l’adhésion de vos équipes.